Вы находитесь здесь: Консультирование Кафедры общеобразовательных дисциплин
Методика учета музейных фондов и их научной документации
Автор: Лариса Мягкоход   
24.05.2011 10:43

Консультация для руководителей школьных музеев

Консультант: Айдарова Олеся Александровна, методист лаборатории музейной педагогики

 

Ключевые слова: фонды музея, учет музейных фондов, учетная документация, система фондовой документации, акт приема, легенда, инвентарная книга.

 

Краткая аннотация контента консультации

Педагоги, занимающиеся созданием и руководством школьных музеев, не всегда бывают достаточно осведомлены о том, как правильно оформлять ведение учетной документации и как следует организовывать её хранение. От умения поэтапно и правильно организовывать работу с учетной документацией в музее, зависит сохранность его фондовых коллекций.

 

Запрос на консультирование

Каковы основные этапы работы по созданию учетной документации в музее образовательного учреждения и формы заполнения учетной документации?

 

Консультационный текст

Понятие фонда музея

Фонды музея — научно-организованная совокупность принадлежащих музею музейных предметов и научно-вспомогательных материалов. Фонды музея являются основой для реализации ведущих направлений музейной деятельности, а также источниковой базой для профильных музею наук. Фонды музея складываются исторически в ходе реализации музеем одной из основных своих функций документирования процессов и явлений, происходящих в обществе.

Учет музейных фондов

Фондовое собрание каждого школьного музея, на ряду с собранием музеев другого уровня организации, является ценнейшим общенародным достоянием нашей страны. Имея определенную духовную и материальную ценность, фонды школьного музея нуждаются в физической и юридической сохранности. Юридическая охрана фондов предусматривает:

  • закрепление предметов за музеем и гарантирование его прав на них;
  • оформления юридического положения предмета в фондах музея;
  • возможность быстрого получения сведений о наличии и местонахождении предмета;
  • ответственность школьного музея за принадлежащие ему предметы.

Учет музейных фондов школьного музея осуществляется раздельно по основному и научно-вспомогательному фондам:

  • учет музейных предметов основного фонда (подлинных памятников духовной и материальной культуры, объектов природы и т.д.) осуществляется в книге поступлений музея;
  • учет научно-вспомогательных материалов (копий, макетов, диаграмм) осуществляется в книге научно-вспомогательного фонда;
  • ответственность за сохранность фондов музея несет руководитель образовательного учреждения;
  • хранение в музее взрывоопасных и иных предметов, угрожающих жизни и безопасности людей категорически запрещено;
  • хранение огнестрельного и холодного оружия, предметов из драгоценных металлов и камней осуществляется в соответствии с действующим законодательством;
  • музейные предметы, сохранность которых не может быть обеспечена музеем, должны быть переданы на хранение в ближайший музей или архив.

Итак, фондовая работа, целью которой является юридическая охрана музейных фондов, называется учетом музейных фондов, а складывающаяся в процессе учета музейных фондов документация — учетной документацией.

Система фондовой документации

Взаимосвязанная совокупность документов, составленных по установленным формам в процессе учета фондов, их классификации и систематизации называется системой фондовой документации.

Фонды музея постоянно изменяются, поэтому ведение такой документации процесс не прекращающийся, успешность его во многом зависит от профессиональной компетенции работника музея и наличия необходимого для составления и хранения фондовой документации оснащения (бланков актов, книг поступлений, картотечных шкафов, сейфов).

Заполнение основных документов учета музейных фондов

Первым документом, оформляющим юридическую принадлежность предмета музею является «Акт приема на постоянное хранение». Акт составляется в двух экземплярах, оба экземпляра подписываются дарителем (частным лицом или представителем организации передающей предмет) и руководителем школьного музея. Один экземпляр остается в музее, другой передается дарителю. В первой графе проставляются порядковые номера передаваемых памятников истории и культуры. Если одновременно передается большое количество материалов, то в каждом следующем бланке акта продолжается валовая нумерация. В следующей графе указываются наименования памятников истории и культуры и их краткое описание. В графе «Учетные обозначения» проставляется чернилами постоянный номер. В графе «Сохранность» отмечается степень сохранности памятника истории и культуры: «Сохранился полностью», «Бумага пожелтела, текст местами выцвел», «Нижний правый угол второго листа оторван» и т.п. В графе «Количество экземпляров (листов)» указывается количество переданных данным дарителем идентичных предметов, а для документальных памятников в скобках указывается и количество листов. Графа «Примечания» служит для внесения в акт дополнительных сведений о памятнике истории и культуры, ссылок на другие учетные документы, отметок о передаче памятника из фондов школьного музея в собрания государственных музеев и архивов.

При приеме предметов следует от лица дарителя собрать как можно больше сведений о предмете (происхождение предмета, история его бытования, принадлежность к местности или событию, связь с личностью). Эти сведения записываются со слов дарителя и носят название «Легенда». Легенда хранится вместе с актом приема данного предмета.

Основным юридическим документом учета, научного описания и охраны фондов школьного музея является инвентарная книга. Она может быть изготовлена самостоятельно из большой толстой тетради в толстом переплете. Книгу делят по основным графам.

В графе 1 «Инвентарный номер №» — проставляются порядковые (инвентарные) номера поступивших в музей памятников истории и культуры. Каждому музейному предмету присваивается свой номер.

В графе 2 «Дата записи (число, месяц, год)» — отмечается дата записи музейного предмета в инвентарную книгу.

В графе 3 «Время, источник и метод поступления» — отражается время и место обнаружения и получения памятника, кем и когда он передан в музейное собрание.

В графе 4 «Наименование и краткое описание предмета» — дается описание внешних признаков и индивидуальных особенностей памятника, указывается автор, место и время его создания.

В графе 5 «Количество предметов» — указывается количество экземпляров поступивших музейных предметов (если они совершенно одинаковы), а при поступлении документального памятника — и количество листов в нем, если их количество больше одного листа.

В графе 6 «Материал и техника изготовления» — определяется материал, из которого или на котором изготовлен памятник (бумага, береста, ткань, дерево и т.д.), и способ изготовления (рукопись, машинопись, фотография, рисунок, чеканка и т.п.).

В графе 7 «Размер, вес» — в школьных музеях указываются только размеры памятника, так как при выявлении предметов из драгоценных металлов и камней их необходимо передать государственным органам. Размеры указываются в линейных мерах, причем вначале указывается высота, затем ширина, потом толщина предмета. Например, при измерении книги вначале необходимо указать ее высоту по корешку, затем ширину по нижней кромке обложки, а потом ее толщину. Если памятник имеет малую толщину, которая не имеет принципиального значения, например фотография, то измеряется только высота и ширина этого памятника.

В графе 8 «Сохранность» — если памятник хорошо сохранился, пишется «В сохранности», если же он имеет повреждения, то они подробно описываются. Каждая запись в этой графе скрепляется подписью лица, проводившего описание памятника в инвентарной книге.

В графе 9 «Стоимость» — указывается стоимость предмета, если она была приобретена для музея.

В графе 10 «Место хранения» — указывается, где хранится предмет, в какой коллекции, экспозиции и т.д.

В графе 11 «Номер госучета» — указывается номер государственного учета предмета, если такой имеется.

В графе 12 «Примечания» — указываются имеющиеся примечания.

Затем, книгу прошивают по корешку прочными нитками, листы нумеруют мягким простым карандашом, в правом верхнем углу лицевой стороны каждого листа. Графы книги лучше всего располагать на двух страницах по её развороту.

В конце книги делается заверительная надпись о количестве листов в ней. Запись и прошивка книги скрепляется печатью образовательного учреждения, при котором работает музей.

На лицевой стороне обложки, кроме самого наименования «Инвентарная книга» отражается название школьного музея, его принадлежность к конкретному учреждению образования, адресные данные, дату начала ведения книга. После заполнения книги вписывается номер первого и последнего зарегистрированного в ней предметы (с № по №). Каждая последующая инвентарная книга должна начинаться с очередного номера, следующего за тем, под которым зарегистрирован последний музейный предмет в предыдущей заполненной книге.

Все записи в инвентарной книге делаются аккуратно, черными или фиолетовыми чернилами, исправления, которые нежелательны, вносятся красными чернилами и заверяются подписью «исправленному верить» и подписью руководителя образовательного учреждения.

Музейные предметы следует регистрировать в инвентарной книге в день поступления в музей. Если в музей поступает одновременно большое количество предметов, то срок записи их в инвентарную книгу увеличивается до месяца.

 

museum

Обновлено ( 24.05.2011 10:49 )
 

Добавить комментарий

Защитный код
Обновить